A motivációs levelet a jelöltek gyakran alábecsülik, pedig komoly hatása lehet a kiválasztási folyamatra. Sok recruiter ma is nagy jelentőséget tulajdonít neki, és vannak cégek, amelyek nem fogadják el azokat a jelentkezéseket, amelyekhez nem csatoltak motivációs levelet.

Ebben a cikkben többet megtudhatsz az alábbiakról:

• A motivációs levél története

• Miért fontos a motivációs levél

• Hogyan írj motivációs levelet

• Milyen hibákat érdemes elkerülni motivációs levél írásakor

• Hogyan nyűgözd le a recruitereket egy motivációs levélle

A motivációs levél — régen és ma

A CV-vel ellentétben, amelyről gyakran azt mondják, hogy Leonardo da Vinci találta fel, a motivációs levél eredetéről jóval kevesebb információ áll rendelkezésre. Ez a felvételi folyamatban hasznos eszköz jóval később jelent meg, nagyjából 1930 körül.

A 20. század második felében az Egyesült Államok ipari alapú gazdaságról szolgáltatásalapú gazdaságra állt át, és az ebben a szektorban dolgozókat „fehérgalléros” munkavállalókként kezdték emlegetni.

Fehérgalléros munka és a motivációs levél

A motivációs levél története szorosan összefügg a szolgáltatási szektor megjelenésével és fejlődésével. Az ipari munkások, akik közvetlenül állítanak elő különféle termékeket és szolgáltatásokat, jellemzően nincsenek közvetlen kapcsolatban az ügyfelekkel.

A “cover letter” kifejezés először 1956. szeptember 23-án jelenik meg a The New York Times hasábjain, egy “Dutch Paint Boy” néven leírt pozíció kapcsán, lényegében egy „festék-ipari vegyész” felvételére utalva.

1958-ban a “cover letter” kifejezés egyszerre jelenik meg az Egyesült Államok négy legfontosabb újságjában: a The New York Times, a The Wall Street Journal, a The Chicago Tribune és a The LA Times oldalain. Ez annak jele volt, hogy a kifejezés és maga a gyakorlat egyre szélesebb körben elterjedt.

A motivációs levelek népszerűsége 1965 körül kezdett ugrásszerűen nőni.

Valóságos kiadói iparág épült rá: könyvek jelentek meg, amelyek tanácsokat adtak arról, hogyan érdemes megírni egy ilyen készségbemutató levelet. A történészek Erwin Vogel 1971-es könyvét, a How to Write Your Job-Getting Resume and Cover Letter című művet mérföldkőnek tekintik a motivációs levél történetében (a könyv ma is kapható online).

1990-et ugyanezek a történészek „a motivációs levél-őrület aranyévének” nevezik. Egymás után jelentek meg a könyvek, majd mindez áttevődött weboldalakra, sőt, később akár több száz dollárért értékesített slide-csomagokra is.

A motivációs levél napjainkban

Steve Hochstadt, a Bates College történelem tanszékének vezetője meg van győződve arról, hogy a motivációs levél a legfontosabb dokumentum egy üres pozícióra benyújtott jelentkezésben.

„A levél nemcsak arra ad lehetőséget, hogy leírd a tanulmányaid során megszerzett képesítéseidet, hanem arra is, hogy bizonyítsd az íráskészségedet” — mondta Hochstadt.

A motivációs levelet gyakran inkább művészetnek, mintsem pusztán technikai dokumentumnak tekintik, ahogyan a CV-t szoktuk leírni. Ez azonban nem jelenti azt, hogy ne lennének szabályai vagy jól meghatározható struktúrája. Egy jól megírt motivációs levél általában:

• ne legyen hosszabb 2 oldalnál

• 3–5 bekezdést tartalmazzon

• magyarázza meg, miért írtad (miért jelentkeztél a pozícióra)

• említse meg, mi vonzott a szerepkörben

• röviden foglalja össze a tanulmányaidat és a tapasztalatodat

• meggyőzően érveljen amellett, miért te vagy a legjobb választás
   

Ezek inkább általános irányelvek, nem pedig minden helyzetre érvényes, univerzális szabályok. Ennek ellenére érdemes a két oldalas határon belül maradni, mert különben könnyen elveszítheted az olvasó figyelmét.

Fontos, hogy azokra a készségekre koncentrálj, amelyek valóban segítenek megszerezni az adott állást.

Ma egyre több cég kér motivációs levelet a jelentkezéshez, de két iparág különösen kiemelkedik:

• Tech cégek, amelyek kifejezetten a jelöltek készségeire fókuszálnak, és gyakran szigorúan tesztelik is azokat

• Marketing- és reklámügynökségek, ahol az íráskészség kritikus, és a meggyőző, szemléletes megfogalmazás alapkövetelmény lehet
   

Az utóbbi években sok kormányzati szervezet és non-profit intézmény is kér motivációs levelet, „kapunyitóként” kezelve azt a technikaibb CV előtt. Ez nemcsak a motivációs levél fontosságát emeli ki, hanem azt is, hogy a cégek egyre inkább olyan tehetségeket keresnek, akik illeszkednek a saját kultúrájukhoz és igényeikhez.

Miért érdemes motivációs levelet írni?

Lehet, hogy azon gondolkodsz, mi értelme motivációs levelet írni, amikor sok jelentkezést még csak meg sem néznek.

„Miért pazarolnám erre az időmet?”
Erre a kérdésre válaszul íme hat ok, ami megmutatja, miért releváns még mindig ez a dokumentum, és hogyan növelheti az esélyeidet arra, hogy eljuss egy interjúig.

1. Több kulcsszót tudsz használni

A recruiterek egyre gyakrabban használnak olyan szoftvereket, amelyek kulcsszavak alapján szűrik és rangsorolják a jelölteket. A motivációs levél lehetőséget ad arra, hogy természetesen építs be több releváns kifejezést, amelyek gyakran az álláshirdetésben is szerepelnek.

2. Mélyebben bemutathatod az eredményeidet

A CV-ben jellemzően csak felsorolod a legfontosabb eredményeidet. A motivációs levélben elmagyarázhatod, hogyan jutottál el ezekhez az eredményekhez, és konkrétan mit tettél a megvalósításért.

3. Megoszthatsz személyes történeteket és kapcsolódásokat

A motivációs levélben olyan kontextust is adhatod, ami megmagyarázza az érdeklődésedet a szerepkör vagy a cég iránt. Például a szakdolgozatod vagy kutatásod akár az adott vállalatra vagy iparágra is fókuszálhatott.

4. Bizonyíthatod az erős írásbeli kommunikációt

Ha a munkakörben fontos az írás, ennél jobb bizonyíték aligha van, mint egy jól megírt motivációs levél.

5. Megmutatod, hogy te vagy a megfelelő jelölt

Ha elmagyarázod, hogyan segítheti a tapasztalatod és az erősségeid a cég fejlődését, a recruiter könnyebben látja a kapcsolatot közted és a szerepkör között — és nagyobb eséllyel hív interjúra.

6. Kitartást és kezdeményezőkészséget mutatsz

A levél végén hasznos lehet megemlíteni, hogy egy bizonyos idő elteltével visszajelzést kérsz a jelentkezésed státuszáról. Ez kezdeményezőkészséget és kitartást sugallhat.

Sajnos ez a megközelítés nehezebb, ha állásportálokon keresztül pályázol, ahol nem kapsz közvetlen elérhetőséget a recruiterhez. Ha valóban ki akarsz tűnni, tegyél plusz erőfeszítést annak kiderítésére, ki felel a toborzásért az adott cégnél — ebben a LinkedIn sokat segíthet.

És ne feledd: minden extra lépés, amit a többi jelölthöz képest megteszel, segíthet abban, hogy a recruiter felfigyeljen rád.

Hogyan írj motivációs levelet?

A munkáltatók naponta több száz motivációs levelet kapnak, ezért létfontosságú, hogy a tiéd kitűnjön.

Sokan formalitásként kezelik, nem fektetnek elég energiát a tartalmába, vagy kötelességként tekintenek rá — ennek eredménye pedig egy felszínes dokumentum.

„Egy motivációs levél döntő lehet két olyan jelölt között, akiknek a felkészültsége és képesítései azonosak” — mondja John O’Neil, a Stanford University karrieroktatási részlegének munkatársa.

Kerüld a sablonokat. Rengeteg ilyen található online, és a legtöbb jelölt ezeket használja — ezért lesznek felejthetők.

„A célközönségedre kell gondolnod. Ki olvas téged? Hogyan ragadod meg a figyelmét, és hogyan tűnsz ki a tömegből?” — mondja Kristen Fitzpatrick, a Harvard Business School karrierfejlesztési és szakmai képzési menedzsere.

A tartalmon keresztül mutasd meg a kommunikációs készségedet és a személyiségedet. Győzd meg az olvasót, hogy más vagy, és többet kínálsz, mint a jelöltek 99%-a.

Ne ismételd a CV-det

A motivációs levélnek a szervezetre és az adott szerepkörre kell fókuszálnia. Ha a munkáltató már elolvasta a CV-det, és a motivációs levélben ismét ugyanazt a munkatapasztalat-listát látja, az időpazarlás.

Inkább írj azokról a projektekről, amelyekben részt vettél, és arról, hogyan értél el eredményeket. A legfontosabb, hogy jelezd: érted a szervezet céljait, vannak ötleteid, és kreativitással, plusz értékkel tudsz hozzájárulni.

Kerüld az üres kijelentéseket

Miután megírtad a levelet, olvasd el többször, és távolítsd el a kliséket és a nem alátámasztott véleményeket.

Ha azt írod: „szorgalmas vagyok” vagy „nagyon keményen tudok dolgozni”, azzal csak azt ismétled, amit a legtöbb jelölt.

„Bizonyítsd, hogy szorgalmas vagy — a levél tartalmán keresztül” — teszi hozzá John O’Neil.

Végezz kutatást

Tudj meg minél többet a cégről. Ha lehet, beszélj egy munkatárssal, vagy találkozz valakivel egy kávéra. Az a jelölt, aki ismeri a cég projektjeit, felvásárlásait vagy vezetőinek nyilvános szerepléseit, máris előnyben van.

Ha nem látszik, hogy komolyan felkészültél, a recruiterek kételkedhetnek abban, hogy mennyire tudsz felkészülni egy döntéshozókkal való találkozóra.

Arra fókuszálj, amit adni tudsz — ne arra, amit csodálsz

Kristen Fitzpatrick rámutat: sok jelölt arról ír a motivációs levélben, mennyire szereti a céget. „Tudod, hány levelet kap az Apple, amiben az áll: ‘Nem tudok iPhone nélkül élni’? Rengeteget.”

A cégek nem jótékonyságból vesznek fel. Azért vesznek fel, hogy megoldjanak egy problémát és betöltsenek egy szerepkört. A motivációs levélnek azt kell bizonyítania, hogy te vagy erre a megfelelő ember.

Hogyan nyűgözd le a recruitereket egy motivációs levéllel?

A motivációs levél lehet a titkos fegyvered, és döntő különbséget jelenthet, amikor a munkáltatók több száz jelölt közül választanak.

HR szakemberek szerint a motivációs levél fontosabb, mint azt a legtöbb jelölt gondolja. Míg a CV a tapasztalatot és a szakmai hátteret mutatja, a motivációs levél lehetőséget ad arra, hogy megmutasd a személyiségedet.

1. Személyre szabj minden motivációs levelet

A legnagyobb hiba a sablonos szöveg bemásolása és csak a cég nevének átírása. Az első sorból legyen világos, hogy az X pozícióról beszélsz az Y cégnél.

2. Mutass hozzáállást és szándékot

A kutatások azt igazolják, hogy a munkáltatók sokszor inkább a hozzáállást értékelik, mint kizárólag a végzettséget vagy a tapasztalatot. Az első sorokban derüljön ki, miben vagy más.

3. Emeld ki, mi az előnye a munkáltatónak

A recruiterek pragmatikusak. Az erős üzleti érveket jobban értékelik, mint a költői vagy homályos megfogalmazást. Emeld ki, milyen értéket hozol.

4. Sorold fel világosan az eredményeidet

A CV-vel ellentétben a motivációs levélben kiemelheted a fő szakmai eredményeidet rövid, konkrét példákkal.

5. Válaszolj az álláshirdetés követelményeire

A valódi személyre szabás érdekében térj ki a legfontosabb elvárásokra, és mutasd meg, hogy megfelelsz. Kezeld az álláshirdetést ellenőrzőlistaként.

6. Légy kreatív — de ne arrogáns

Bármilyen módszer működhet, ami segít kitűnni, amíg nem tűnik arrogánsnak vagy túlzóan extravagánsnak. Ne félj kreatív lenni a formátumban és a prezentációban, és hangsúlyozd az erősségeidet.

Hibák, amelyeket érdemes elkerülni motivációs levél írásakor

Mielőtt elküldenéd a leveled, ellenőrizd, hogy nem követted-e el az alábbi hibák valamelyikét.

1. Egyáltalán nem küldesz motivációs levelet

Még ha nem is kötelező, sok hiring manager negatívan értékeli, ha nem teszel plusz erőfeszítést.

2. Nem olvasod el figyelmesen az álláshirdetést

Az álláshirdetések gyakran tartalmaznak instrukciókat. Egyes hiring managerek kifejezetten kérik, hogy bizonyos kérdésekre válaszolj a levélben — ezek nem opcionálisak, és a figyelmen kívül hagyásuk ronthatja az esélyeidet.

3. Rosszul írod le a cég nevét

Szinte minden hiring manager találkozott már ezzel. Gyakori, mert sok jelölt nem ellenőrzi a levelet elküldés előtt. Kérj meg valakit, hogy olvassa át, és segítsen kiszűrni a hibákat.

4. Ugyanazt a tartalmat használod minden cégnél

Ha minden szerepkörre személyre szabod a CV-det, akkor a motivációs levelet is személyre kell szabni. Ellenkező esetben könnyen előfordulhat, hogy rossz cégnek címzett levelet küldesz.

5. Az életed összefoglalását írod meg

A legjobb módja a meggyőzésnek az, ha a szerepkör iránti motivációdat mutatod be, nem pedig a magánéletedet. A hiring manager nem a rokonaidra, barátaidra vagy a szabadidődre kíváncsi.

A kontextus legyen rövid és releváns. Például ha egy másik városban lévő állásra pályázol, mint ahol élsz, említsd meg röviden és professzionálisan.

6. Egyetlen tömör, tagolatlan szövegblokkot írsz

A hiring managerek naponta tucatnyi levelet olvasnak. Egy hosszú, strukturálatlan „szövegfal” nehezen olvasható és gyorsan feledésbe merül.

Használj rövid bekezdéseket, tiszta struktúrát, és emeld ki a lényeget.

7. Túl alázatos vagy túl agresszív hangnem

Ne zárd a levelet így: „Jövő héten felhívom Önt, hogy egyeztessük az interjú időpontját.” Ez agresszívnek tűnhet.

Ugyanakkor ne ess át a ló túloldalára sem, és ne legyen túl alázatos, hízelgő a hangnem.

A legjobb hangnem egyszerű és közvetlen:
„Örömmel venném a lehetőséget, hogy beszélhessek Önnel a pozícióról.”

8. Nem válaszolsz a kulcskérdésre: „Miért ezt a munkát szeretnéd?”

Gyakran előfordul, hogy a jelöltek a képesítésekre és készségekre koncentrálnak, és elfelejtik megválaszolni a recruiter fejében lévő legfontosabb kérdést: miért pont ez a szerep?

Ahhoz, hogy a motivációs leveled ne csak egy általános dokumentum legyen, hanem valóban támogassa a jelentkezésed, nézd át mondatról mondatra, és kérdezd meg magadtól: válaszol-e a „Miért?” kérdésre?

Összegzés

A motivációs levél olyan eszköz, amelyet stratégiailag érdemes használnod a kiválasztási folyamatban. Segíthet abban, hogy kitűnj a recruiterek előtt, és lehetőséget ad arra, hogy részletesebben bemutasd az eredményeidet — beleértve azokat a nehéz helyzeteket is, amelyeket sikeresen kezeltél.

Fordíts több figyelmet a motivációs levélre, és kerüld az előre gyártott internetes sablonokat. Minél hitelesebb és kreatívabb vagy, annál nagyobb az esélyed arra, hogy kiemelkedj.